Acxiom istnieje na polskim rynku już od 10 lat, jest częścią notowanej na giełdzie NASDAQ globalnej korporacji Acxiom. Firma tworzy inteligentne systemy zarządzania informacją dla wielu wiodących na świecie przedsiębiorstw. Umożliwiają one pozyskiwanie nowych i utrzymywanie  stałej współpracy z kluczowymi klientami oraz zapewniają komunikację z grupą docelową za pomocą preferowanych przez nią metod w wybranych ramach czasowych. Łącząc największe na świecie konsumenckie bazy danych, innowacyjne technologie i wielowymiarowe systemy analityczne, a także posiadając dogłębną wiedzę na temat wielu branż, Acxiom zapewnia kompleksowe rozwiązania w zakresie zarządzania zintegrowanymi informacjami o rynku. Jesienią 2007 roku Acxiom otworzył w Warszawie Globalne Centrum Usług (GSC), które jest też pierwszym tego typu centrum dla Acxiom na świecie. GSC w Polsce zapewnia wsparcie informatyczne dla klientów i oddziałów Acxiom w innych krajach. Pracownicy GSC w Polsce stanowią część międzynarodowych zespołów Acxiom w wielu obszarach IT, m.in. programowania, testowania, administracji systemów i sieci, administracji baz danych, zarządzania bezpieczeństwem sieci i systemów. Firma została założona w 1969 r. w Littre Rock w Arkansas, zatrudnia blisko 7 000 osób i posiada 12 własnych centrów obliczeniowych. Acxiom obsługuje ponad 3 500 klientów, a roczne obroty firmy wynoszą ponad 1 miliard USD. 

 

 

ADP jest światowym liderem w outsourcingu funkcji kadrowo-płacowych. 60 lat doświadczenia w wielu branżach na całym świecie, pozwala na dostosowanie rozwiązań do specyficznych potrzeb każdego Klienta. Na rynku polskim Firma obecna jest od 10 lat.

ADP została założona w 1949 r. w New Jersey w Stanach Zjednoczonych. Notowana na giełdzie nowojorskiej od 1961 r., a od 2008 r. na NASDAQ, jest jednym z sześciu amerykańskich przedsiębiorstw, które otrzymały ocenę "AAA" w ratingach agencji Standard & Poor's oraz Moody's. ADP jest obecna na pięciu kontynentach i ma około 150 oddziałów w 31 krajach. Firma zdobyła zaufanie blisko 600 tysięcy Klientów. ADP osiąga roczne przychody w wysokości ponad 8,5 miliarda USD i zatrudnia blisko 46 tysięcy pracowników. Z usług świadczonych przed ADP korzysta co miesiąc ponad 50 milionów pracowników, z czego 9 milionów w Europie, a ponad 80 tysięcy w Polsce.

 

Wdrożenie outsourcingu płacowego w firmie Acxiom było konsekwencją wcześniejszych doświadczeń firmy w tym zakresie. Acxiom szukała partnera, który całkowicie sprostałby oczekiwaniom firmy odnośnie usługi naliczania płac.  Firma dynamicznie się rozwijała i planowała szybki przyrost liczby pracowników. Dotychczasowy serwis związany z naliczaniem płac nie spełniał oczekiwań firmy Acxiom – nie był wystarczająco elastyczny i nie nadążał za szybko zmieniającymi się potrzebami. Nie umożliwiał również dostępu do oprogramowania, co miało duże znaczenie dla Acxiom. Do wyboru ADP na partnera przyczyniła się udana współpraca Acxiom i ADP w Wielkiej Brytanii i Stanach Zjednoczonych oraz indywidualne podejście do potrzeb Klienta.  Dodatkowym atutem był posiadany przez ADP certyfikat Sarbanes – Oxley, gwarantujący Klientom najwyższą jakość świadczonych usług.

Rozmowy rozpoczęto w lipcu 2007 r. i wskutek przeprowadzonych negocjacji w październiku 2007 r. podpisana została umowa pomiędzy Acxiom i ADP. Początkowo usługa naliczania płac świadczona była dla 70 pracowników, obecnie obejmuje już ponad 200 osób. Elastyczna, dopasowana do potrzeb Klienta usługa zapewnia efektywny system raportowania i dostęp dla 2 użytkowników, którzy mogą korzystać online z oprogramowania w Centrum Hostingowym ADP.

 

 

Podstawowym założeniem projektu, tak jak zakładano w strategii, było osiągnięcie stabilnego rozwiązania w zakresie naliczania płac. Przygotowanie modelu funkcjonalnego, odpowiadającego potrzebom Acxiom rozpoczęto we wrześniu 2007 r. ADP zagwarantowało Klientowi przejęcie całkowitej odpowiedzialności za świadczone usługi i udostępniło dostęp do swojego oprogramowania. Rozwiązanie informatyczne oparte zostało na Centrum Hostingowym, które zapewniło usłudze naliczania płac całkowite bezpieczeństwo i zagwarantowało podniesienie poufności przechowywania danych. ADP korzystając ze swojego wieloletniego, międzynarodowego doświadczenia i know-how przygotowało ofertę, która wychodziła naprzeciw oczekiwaniom Acxiom w zakresie naliczania płac w firmie.

Od początku dla ADP najistotniejsze było poznanie potrzeb i oczekiwań Klienta. Wielogodzinne rozmowy z przedstawicielami ADP oraz analiza dotychczasowego Modelu Funkcjonalnego zaowocowały stworzeniem rozwiązania, które było efektywne i zapewniało realizację wymaganych procedur. Umowa podpisana została na rok, jednak w perspektywie wieloletniej współpracy.

Proces realizacji projektu składał się z dwóch faz – fazy decyzyjnej i fazy realizacyjnej.

Faza decyzyjna rozpoczęła się w lipcu 2007 r. od rozmów pomiędzy Acxiom Polska i ADP Polska, na temat wdrożenia usługi naliczania płac. Rozpoznanie potrzeb i oczekiwań Acxiom, zebranie informacji i przygotowanie przez ADP Polska projektu Modelu Funkcjonalnego trwało 2 miesiące.

We wrześniu przystąpiono do zatwierdzania modelu i wprowadzania optymalizacyjnych zmian, aż do momentu osiągnięcia rozwiązania, które w pełni satysfakcjonowało Klienta. W październiku 2007 r. została podpisana umowa i przystąpiono do fazy realizacyjnej. Wdrożenie projektu naliczania płac trwało 3 miesiące. W tym okresie prowadzone były testy zaakceptowanego modelu i dokonywane ostateczne poprawki, tak by z początkiem 2008 r. uruchomić usługę. W styczniu 2008 r. zostały wypłacone pierwsze płace pracownikom Acxiom.

 

Współpraca pomiędzy Acxiom Polska i ADP Polska jest sukcesem. Nawiązane od początku partnerskie relacje oraz chęć dyskusji zaowocowały szybkim porozumieniem pomiędzy stronami i zbudowaniem rozwiązania całkowicie odpowiadającego potrzebom Klienta. Nowy system usprawnił pracę i pozwolił pracownikom działu HR na wykonywanie innych, kluczowych zadań. Bardzo dużym plusem było również podniesienie bezpieczeństwa danych związanych z wysokością wynagrodzeń – niezwykle istotne w tej branży. Zrealizowane zostały wszystkie założenia projektowe – zarówno te dotyczące funkcjonalności projektu jak i kosztów jego realizacji. Acxiom otrzymał nową jakość bez dodatkowych inwestycji w system informatyczny, pełen dostęp do danych oraz pełną terminowość świadczonych usług.

 

„Acxiom od wielu lat współpracuje z ADP w Wielkiej Brytanii i Stanach Zjednoczonych. Zadowolenie Klienta oraz usługi najwyższej jakości świadczone przez ADP zaowocowały nawiązaniem współpracy również na naszym rodzimym rynku. Znajomość oczekiwań Klienta oraz nasze międzynarodowe know-how bardzo pomogło w przygotowaniu optymalnego rozwiązania, dostosowanego do polskiego rynku i przepisów. Klient otrzymał produkt, który całkowicie odciążył go od odpowiedzialności za terminowe realizowanie płac oraz monitoring prawny. Funkcjonalność projektu i jego elastyczność pozwoliła nam w ciągu roku bez przeszkód niemal trzykrotnie zwiększyć ilość wystawianych pasków płacowych – z 70 do ponad 200” – podsumowuje Przemysław Budzbon, Dyrektor Zarządzający ADP Polska.

 

„Rozwój firmy i planowany wzrost zatrudnienia postawił przed nami nowe wyzwania, do których musieliśmy się przygotować i znaleźć narzędzia, dzięki którym moglibyśmy sprostać tym zmianom. Wiązało się to również ze zmianami w systemie zarządzania płacami. Choć na pierwszy rzut oka mogą one wydawać mało istotne dla działania firmy – to przecież mają ogromne znaczenie. Terminowe i właściwie naliczone wynagrodzenie to nie tylko obowiązek prawny, ale również narzędzie budowania relacji z pracownikami. Dotychczasowe rozwiązania nie sprawdzały się, realizowanie tych funkcji wewnątrz firmy było czasochłonne i kosztowne. Dlatego zdecydowaliśmy się na podjęcie współpracy z ADP Polska, mając na uwadze pozytywne doświadczenia ze współpracy w Wielkiej Brytanii i Stanach Zjednoczonych. Osiągnęliśmy wszystkie zakładane w strategii założenia – terminowość, oszczędność kosztów, elastyczność  rozwiązań. ADP zapewniło nam dostęp do oprogramowania – na czym nam bardzo zależało. Dodatkowym atutem była atmosfera wzajemnego zrozumienia i zaufania już od początku nawiązania współpracy.” – komentuje Leszek Konkel, Prezes Acxiom Polska.