W 2004 roku spółka Kimball Electronics Poland Sp. z o.o., będąca częścią koncernu Kimball International Inc., podjęła decyzję o skorzystaniu z usług firmy trzeciej w obszarze naliczania płac dla pracowników. Kompleksowa, elastyczna i w pełni dostosowana do potrzeb Klienta oferta oraz indywidualne podejście do projektu zadecydowało o wyborze ADP na partnera. Dodatkowym atutem był posiadany przez ADP certyfikat Sarbanes – Oxley, gwarantujący Klientom najwyższą jakość świadczonych usług.

 

Na mocy porozumienia współpraca rozpoczęła się pod koniec czerwca 2004 r. Po blisko 4 miesięcznych negocjacjach, 15 października 2004 r. została podpisana umowa o świadczenie usług naliczania płac. Wdrożenie systemu do obsługi projektu trwało 10 miesięcy i w kwietniu 2005 r. rozpoczęto naliczanie płac dla blisko 700 pracowników poznańskiej fabryki Kimball Electronics Poland. Umowa podpisana została na 3 lata z opcją przedłużenia o kolejne 2 lata.

 

 

Zasadniczym założeniem projektu było stworzenie stabilnego i skutecznego rozwiązania do naliczania płac. Ponieważ Kimbal Electronics Poland jest częścią międzynarodowej grupy Kimball Electronics Group, uwzględnione musiały być wszystkie korporacyjne zasady stosowane we wszystkich spółkach na świecie.

 

Globalnie Kimball korzysta z platformy SAP. Ponieważ wszystkie dane kadrowo-płacowe wprowadzane są w systemie SAP konieczne było stworzenie odpowiedniego interfejsu, który pozwalał eksportować dane kadrowe i płacowe z platformy SAP i importować je do sytemu ADP, znajdującego się w siedzibie ADP. Nie było to typowe rozwiązanie i wymagało pracy obu zespołów informatycznych, jednak wspólnie udało się uzyskać rozwiązanie satysfakcjonujące zarówno Klienta jak i dostawcę, czyli ADP.

 

Stworzony został i udostępniony na serwerze Klienta elastyczny i dostosowany do potrzeb system, dający dostęp 3 pracownikom Kimball Electronics Poland do danych systemu w trybie offline, umożliwiając podgląd naliczonych danych.

 

Specyfiką projektu naliczania płac dla Kimball Electronics Poland jest import danych z 2 miesięcy – miesiąca bieżącego i poprzedniego. W trakcie naliczania system analizuje przekazane dane z tych 2 miesięcy i jeśli zachodzi taka potrzeba automatycznie dokonuje korekt.

 

Po początkowych trudnościach związanych z przetwarzaniem danych z interfejsu z SAP współpraca pomiędzy Kimball Electronics Poland i ADP Polska od niemal 5 lat jest owocna. Partnerskie relacje i problemowe podejście do projektu zaowocowało stworzeniem dedykowanego rozwiązania, całkowicie odpowiadającego potrzebom Klienta. Wdrożony system pozwolił pracownikom działu HR na wykonywanie innych, kluczowych zadań.  Istotnym elementem było również zabezpieczenie danych związanych z wysokością wynagrodzeń oraz całkowite przeniesienie odpowiedzialności na ADP za terminowe i właściwe naliczanie płac. Zrealizowane zostały wszystkie założenia projektowe – zarówno te dotyczące funkcjonalności projektu jak i kosztów jego realizacji. Klient otrzymał narzędzie dostosowane do środowiska SAP, w którym na co dzień pracuje.

 

– podsumowuje Przemysław Budzbon, Dyrektor Zarządzający ADP Polska.

 

„W Polsce zdecydowaliśmy się, że powierzymy kwestię naliczania płac ADP, firmie specjalizującej się w tym obszarze. Uważam, że był to słuszny wybór, czego najlepszym dowodem jest fakt, że współpracujemy już ze sobą od 5 lat” – mówi Bartosz Wasilewski, dyrektor finansowy Kimball Electronics Poland.

 

 

 

Kimball Electronics Poland Sp. z o.o. jest częścią Kimball Electronics Group, należącej do amerykańskiej korporacji Kimball International Inc., z siedzibą w Jasper, w stanie Indiana. Kimball Electronics Group posiada zakłady produkcyjne w USA, Meksyku, Tajlandii, Chinach i Polsce. Grupa specjalizuje się w produkcji i montażu urządzeń elektronicznych dla klientów branż: motoryzacyjnej, medycznej, automatyki przemysłowej oraz sektora bezpieczeństwa. W Polsce zakład produkcyjny mieści się w Poznaniu. Odbiorcami produktów poznańskiej fabryki są głównie klienci z branży motoryzacyjnej. Kimball Electronics Poland zatrudnia ponad 300 pracowników. Kimball International zatrudnia ponad 6000 pracowników w sześciu krajach zlokalizowanych na 3 kontynentach.