Liczę, że wprowadzone zmiany pozwolą Castoramie na optymalizację i redukcję kosztów, minimalizację ryzyka oraz zaoszczędzi Nam to czas na realizację strategicznych projektów - mówi Dyrektor ds. Personalnych Castorama - 
Tomasz Janas


Wdrożenie outsourcingu płacowego w firmie Castorama


Zewnętrzne administrowanie wynagrodzeniami, czyli outsourcing płacowy przynosi wiele korzyści. Pozwala, bowiem firmie skoncentrować się na zasadniczej działalności, a zaoszczędzone środki przeznaczyć na inwestycje i realizację strategicznych projektów. Poniżej przedstawiamy opis wdrożenia outsourcingu płacowego w firmie Castorama przez ADP Polska.
 
Outsourcing funkcji płacowych wybierają zarówno firmy średnie, jak i duże korporacje. Każda z nich ma takie same cele: skorzystać z najlepszych metod, wprowadzić elastyczne rozwiązania, optymalizować i kontrolować koszty oraz zmniejszyć ryzyko.
Firma ADP ze względu na swoje wieloletnie doświadczenie jest w stanie dostarczyć Klientom nie tylko profesjonalną obsługę, ale także gwarantuje, że proponowane rozwiązania są zawsze dostosowane do ich wymagań. Ponadto dzięki nowoczesnym technologiom Klient ma zapewniony najwyższy poziom zabezpieczeń oraz poufność danych w każdym przypadku. Wyspecjalizowany system IT to ciągłość usług i bezpieczeństwo danych.
Każde przedsiębiorstwo bez względu na wielkość jest traktowane indywidualnie. Usługi oferowane przez ADP zawsze są dopasowywane do celów i potrzeb Klientów. Ponadto, Klienci zawsze mogą korzystać z doświadczenia i doradztwa w trakcie projektowania innych, nowych systemów.

Ustalenia i decyzje


W 2005 roku rozpoczęły się rozmowy Castoramy z ADP dotyczące przygotowania oferty outsourcingu funkcji płacowych. Usługi ADP zostały zarekomendowane przez Klienta, firmę Bonduelle Polska, którą ADP obsługuje już od kilku lat. Castorama zdecydowała się na outsourcing z kilku powodów. Nastąpił dynamiczny rozwój firmy i szybki przyrost liczby zatrudnionych, co powodowało, że dotychczas użytkowany system stawał się niewydolny, a czas wprowadzania danych znacznie się wydłużał. Płace były naliczane aż w 40 lokalizacjach dla 7800 pracowników i około 30 zleceniobiorców. Często pojawiały się kłopoty związane z funkcjonowaniem i utrzymaniem infrastruktury informatycznej. Ponadto dotychczasowy dostawca oprogramowania zbyt wolno reagował na zmieniające się potrzeby swojego Klienta. Castorama obawiała się również o bezpieczeństwo i poufność danych. Wyjścia z takiej sytuacji były dwa, albo zakup nowego oprogramowania, albo powierzenie na zewnątrz funkcji naliczania płac. Zdecydowano o tym drugim i dlatego w 2006 roku została podjęta ostateczna decyzja o projekcie.
Firma ADP zaproponowała Castoramie usługę doskonale dopasowaną do jej potrzeb, opartą na Centrum Hostingowym, co podnosiło poufność danych i zapewniało bezpieczeństwo. Ponadto oferta była atrakcyjna kosztowo.
Przygotowywanie oferty na potrzeby Klienta oraz rozmowy trwały kilka miesięcy, co wynikało ze złożoności oczekiwań Castoramy. Klient ADP często sam wybiera zadania i funkcje, które chce powierzyć firmie świadczącej usługi oraz określa zakres jej obowiązków. Ponadto należało również dokonać analizy obecnego modelu funkcjonalnego, analizy kosztów obecnego rozwiązania, kosztów infrastruktury, IT oraz operacyjnych. Bardzo ważny był też w Castoramie aspekt dotyczący ludzi. Podczas wydzielenia funkcji naliczania płac na zewnątrz część obowiązków pracownicy przekazali firmie świadczącej usługę. Dzięki czemu osoby, które dotychczas zajmowały się naliczaniem płac, mogą zająć się obowiązkami adekwatnymi do pełnionej funkcji w firmie.
Po przeanalizowaniu modelu funkcjonalnego u Klienta firma ADP przystąpiła do zdefiniowania nowego modelu funkcjonalnego. Należało przy tym uwzględnić m.in. nową organizację, przepływ informacji oraz infrastrukturę IT. Wszystkie rozwiązania były projektowane zgodnie z zaleceniami Klienta, który po optymalizacji modelu ostatecznie zatwierdził projekt. Można wówczas było przystąpić do negocjacji kontraktowych i podpisania umowy, która ostatecznie została zawarta w lutym 2007 roku.

Realizacja projektu

Po uzgodnieniu zakresu usług i podpisaniu umowy zaczęto organizować zespoły projektowe w obydwu firmach i powołano komitet sterujący. Odbyło się spotkanie zaangażowanych w projekt osób, aby mogły się poznać osobiście. Dzięki temu łatwiejsza była dalsza współpraca i sprawniejsza komunikacja między zespołami.
Podczas spotkania uzgadniano, jakie są oczekiwania Klienta oraz próbowano przewidzieć, jakich zagrożeń można się spodziewać w trakcie realizacji projektu. Podczas przygotowywania i wdrażania projektu mogą się bowiem pojawić następujące zagrożenia:
-       analiza funkcjonalna – zaangażowane są w nią niemal wszystkie działy. Tworzy się opis, w jaki sposób są liczone płace, a Klient zapoznaje się z dokumentem. Podczas tego etapu mogą pojawić się zagrożenia w postaci nieprawidłowego odzwierciedlenia sytuacji, a akceptacja warunków może się przedłużać;
-       budowanie rozwiązania – podczas tego etapu testuje się wszystkie stworzone procedury, by uniknąć błędów;
-       migracja danych – jest to etap trudny, narażony na wiele niebezpieczeństw.. Dane Klienta mogą być bowiem niekompletne a sprawdzanie ich wydłuża czas trwania projektu;
-       uruchomienie – to etap najbardziej niebezpieczny, gdyż w dniu „startu” wykonywanych jest wiele czynności zarówno w starym, jak i nowym systemie.
Został również przygotowany harmonogram projektu z uwzględnieniem np. urlopów. Co zapewniło „bezawaryjną” obsługę przedsięwzięcia i dotrzymanie terminów.
Inicjacja projektu nastąpiła 28 lutego 2007 r., a analiza funkcjonalna, czyli wynagrodzeń, systemu księgowania, trwała półtora miesiąca i została zakończona pod koniec kwietnia 2007 r. Wynikiem tej analizy było przygotowanie dokumentacji systemowej i opisanie zawartości programu (raporty, kartoteki osobowe, składniki płacowe standardowe i dedykowane).
Po zakończeniu analizy przeprowadzona została migracja danych, które następnie zostały sprawdzone pod kątem poprawności struktur, ilości rekordów, danych identyfikacyjnych.
Pierwsze naliczenie płac odbyło się na początku sierpnia 2007 roku. Obecnie ADP obsługuje już 8100 pracowników i 30 zleceniobiorców Castoramy z 40 lokalizacji w Polsce. Klient otrzymuje listy płac i paski płacowe oraz wymaganą prawem dokumentację. Sprawuje również kontrolę nad danymi i zarządza wynagrodzeniami. Tydzień przed właściwym naliczeniem otrzymuje bazę naliczonych wynagrodzeń i ma możliwość ich sprawdzenia. Jest to tzw. naliczanie zerowe. 
Klient korzysta z rozwiązań ADP użytkując je, jakby były one jego własnym systemem. Od początku ma do dyspozycji pracownika, który pilotuje system i jest odpowiedzialny za kierowanie zespołem.
W pierwszym miesiącu po starcie projektu uruchomiony został hotline, aby osoby z Castoramy w razie problemów mogły skorzystać z porady specjalisty.
Wdrożenie systemu trwało pięć miesięcy i przebiegało bardzo sprawnie. Mimo, iż nigdy nie uda się uniknąć błędów podczas procesu wdrożeniowego, to Castorama oraz ADP były zgodne, że wdrożenie było przeprowadzone wzorowo.

Korzyści dla Klienta
 
Dzięki usprawnieniom wynikającym z nowego systemu i automatyzacji obsługa kadrowa zajmuje nie wiele czasu w związku z czym pracownicy mogą zająć się też innymi obowiązkami.
Nowym rozwiązaniem stała się standaryzacja raportów, które do tej pory często były wykonywane w różny sposób w zależności od lokalizacji. Dzięki temu istnieje obecnie jeden rodzaj umów, świadectw pracy czy zaświadczeń we wszystkich lokalizacjach Castoramy. System jest przygotowany w ten sposób, że ogranicza możliwość popełnienia przez użytkownika pomyłek. Dodatkowo w celu ułatwienia korzystania z oprogramowania została przygotowana tzw. baza wiedzy. Zawarte są w niej odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania przez Klienta.
Kolejną korzyścią jest redukcja kosztów operacyjnych po stronie IT, przeniesienie kosztów utrzymania systemu na ADP, a także kontrola kosztów procesu naliczania płac i kosztów IT. Dodatkowo Castorama uzyskała nową jakość bez dodatkowych inwestycji w system informatyczny, otwarty dostęp do danych oraz 100-proc. terminowość świadczonych usług.
Można zatem śmiało przyznać, że Castorama, powierzając firmie ADP administrowanie płacami zrealizowała stawiany przed projektem cel i odniosła zamierzone korzyści. 

Aby dowiedzieć się więcej kliknij na ADP.