Wdrożenie outsourcingu płacowego w firmie Go Sport Polska – sieci sklepów sportowych

Go Sport Polska, jeden z czołowych dystrybutorów artykułów sportowych w Polsce i właściciel sieci sklepów sportowych Go Sport, to firma o rozproszonej strukturze zatrudnienia. Taka specyfika zatrudnienia wymaga specjalistycznej obsługi w zakresie naliczania płac. Dotychczasowe rozwiązanie nie satysfakcjonowało Go Sport, dlatego też firma zdecydowała się na nawiązanie współpracy z nowym dostawcą usług w zakresie naliczania płac i rozliczania czasu pracy. Zorganizowano przetarg, który wygrała firma ADP Polska, doświadczony i uznany na polskim rynku dostawca usług z zakresu naliczania płac i administracji kadrami. Doświadczenie ADP w obsłudze firm o rozproszonej strukturze, indywidualne podejście do projektów i partnerska postawa przyczyniły się do wyboru ADP na partnera.

W marcu 2009 r. rozpoczęło się wdrożenie modelu funkcjonalnego dostosowanego do specyfiki i potrzeb Go Sport, a za lipiec 2009 r. ADP naliczyło pierwsze wynagrodzenia. W ramach współpracy ADP obsługuje płace i rozlicza czas pracy wszystkich pracowników i zleceniobiorców Go Sport Polska – ponad 700 osób.

W ramach współpracy w zakresie naliczania płac i rozliczania czasu pracy Go Sport korzysta z takich usług jak obsługa kadrowa pracowników za pomocą narzędzi w systemie kadrowo-płacowym, ewidencjonowanie danych kadrowych w tym systemie, naliczanie wynagrodzeń, planowanie, rejestrowanie i rozliczanie czasu pracy.

Głównym założeniem projektu było stworzenie skutecznego, odpowiadającego Go Sport rozwiązania do naliczania płac i rozliczania czasu pracy pracowników. Firmy o rozproszonej strukturze i zatrudnieniu wymagają specyficznych rozwiązań. Wymagają również bardzo sprawnej i dobrej komunikacji z dostawcą usług.

Podczas projektu wdrożeniowego w Go Sport dużym utrudnieniem był brak możliwości pozyskania archiwalnych danych, potrzebnych do przeprowadzenia migracji. Dlatego też zdecydowano się na ręczne wprowadzanie danych, połączone z symulacyjnym naliczaniem archiwalnych list płac. Pozwalało to bowiem na zapewnienie danych do naliczania składek na ZUS, zaliczek na podatek dochodowy oraz podstaw zasiłkowych - już podczas naliczania wynagrodzeń przez ADP. Ta formuła nie miała jednak wpływu na wydłużenie procesu tworzenia modelu funkcjonalnego. Dzięki ogromnemu wysiłkowi i zaangażowaniu obu zespołów pracujących nad projektem – GO Sport i ADP – udało się zakończyć projekt w przewidzianym terminie.

Na potrzeby Go Sport stworzone zostało elastyczne i w pełni dostosowane do potrzeb Klienta rozwiązanie zapewniające dostęp do dwóch systemów ADP: kadrowo-płacowego, z którego korzysta 3 użytkowników oraz oprogramowania służącego do realizacji przepływu dokumentów oraz do zarządzania czasem pracy, z którego korzysta 4 do 5 osób w każdym salonie Go Sport. Daje to łącznie liczbę ponad 100 użytkowników (Go Sport posiada obecnie w Polsce 24 sklepy). Upoważniony menadżer sklepu może za pośrednictwem Internetu planować i rejestrować czas pracy swoich pracowników. System zapewnia całkowite bezpieczeństwo, stałą dostępność oraz, co jest szczególnie ważne, pełną poufność danych.

Komunikacja i wymiana danych z ADP odbywa się za pomocą infrastruktury w Centrum Hostingowym.

Po początkowych trudnościach związanych z migracją danych, rozwiązanych za pomocą ręcznego wprowadzania danych na podstawie skanów dokumentacji papierowej oraz symulacyjnego naliczania archiwalnych list płac, system został przetestowany i zyskał akceptację Klienta. W trakcie naliczania archiwalnych płac wykryte zostały nieprawidłowości w naliczeniach za poprzednie okresy, co w dalszej konsekwencji mogło grozić Klientowi sankcjami i karami pieniężnymi. Zatem jednym z istotnych korzyści i efektów jest poprawa jakości obsługi. Ogromną rolę w projekcie odegrały partnerskie relacje oraz doskonała komunikacja pomiędzy Klientem a ADP.

Polepszeniu uległa komunikacja na linii Klient – dostawca: do dyspozycji Go Sport oddelegowany jest zespół dedykowanych pracowników ADP, którzy dbają o jakość i terminowość obsługi. Równie ważnym, wymiernym efektem, jest automatyzacja procesu księgowania wynagrodzeń. Dzięki zastosowaniu transferu listy płac do systemu finansowego, dział księgowości oszczędza przynajmniej jeden dzień pracy, bowiem dotychczas dane te wprowadzane były ręcznie. Pozwala to pracownikom działu księgowości na wykonywanie innych, istotnych zadań.

„Projekt realizowany dla Go Sport postawił przed nami duże wyzwania. Na jego potrzeby zbudowaliśmy elastyczne i funkcjonalne rozwiązanie, które nie tylko przyniosło oszczędności kosztowe, ale również odciążyło pracowników salonów od spraw kadrowych pozwalając im się skupić na ich głównym działaniu, czyli rozwoju sprzedaży. Na podkreślenie zasługuje atmosfera współpracy oparta na partnerskich relacjach, która przyczyniła się do sprawnego i terminowego zrealizowania projektu wdrożeniowego.” - podsumowuje Przemysław Budzbon, Dyrektor Zarządzający ADP Polska.

 „Przed wprowadzeniem systemu firmy ADP, Go Sport Polska Sp. z o.o. stosował już outsourcing płacowy. Jednakże ciągle poszukiwaliśmy precyzji i bardzo wysokiej jakości usług, którą znaleźliśmy w firmie ADP. Oprócz tego, wprowadzenie programu w wysokiej mierze wpłynęło na wzrost produktywności w jednostkach handlowych, które do tej pory były zobligowane do prowadzenia części spraw kadrowych: system ADP pozwolił scentralizować płace i kadry w siedzibie firmy. Ponadto, kiedy nastąpiły ciężkie czasy kryzysu, rozwiązania systemowe ADP, stały się naszym głównym sprzymierzeńcem w zarządzaniu w czasach niepewności: system ADP dostarczył nam precyzyjnych narzędzi w postaci miarodajnych wskaźników, raportów i statystyk niezbędnych do zarządzania Zasobami Ludzkimi w firmie o profilu handlowym.” – podsumowuje dotychczasową współpracę Marta Suchorska-Tomaszewska, kierownik ds. Zasobów Ludzkich Go Sport.

Go Sport Polska Sp. z o.o. to sieć dystrybutorów artykułów sportowych w Polsce i właściciel sieci sklepów sportowych Go Sport. Firma działa w Polsce od 10 lat, obecnie posiadając w Polsce 24 salony ze sprzętem i odzieżą sportową. Go Sport Polska należy do grupy Go Sport, która posiada obecnie ponad 350 sklepów sportowych w 5 krajach ( Francji, Belgii, Polsce, Arabii Saudyjskiej i w Zjednoczonych Emiratach Arabskich). Od 1986r. Grupa Go Sport jest notowana na giełdzie w Paryżu, a od 1990 roku Go Sport należy do Grupy Rallye.
 

ADP jest światowym liderem w outsourcingu funkcji kadrowo-płacowych. 60 lat doświadczenia w wielu branżach na całym świecie, pozwala na dostosowanie rozwiązań do specyficznych potrzeb każdego Klienta. Na rynku polskim Firma obecna jest od 10 lat.

ADP została założona w 1949 r. w New Jersey w Stanach Zjednoczonych. Notowana na giełdzie nowojorskiej od 1961 r., a od 2008 r. na NASDAQ, jest jednym z sześciu amerykańskich przedsiębiorstw, które otrzymały ocenę "AAA" w ratingach agencji Standard & Poor's oraz Moody's. ADP jest obecna na pięciu kontynentach i ma około 150 oddziałów w 31 krajach. Firma zdobyła zaufanie blisko 600 tysięcy Klientów. ADP osiąga roczne przychody w wysokości ponad 8,5 miliarda USD i zatrudnia blisko 46 tysięcy pracowników. Z usług świadczonych przez ADP korzysta co miesiąc ponad 50 milionów pracowników, z czego 9 milionów w Europie, a ponad 80 tysięcy w Polsce.