Facebook
Twitter
Google+

Wdrożenie outsourcingu płacowego w firmie K2

Projekt

K2 to jedna z czołowych polskich firm zajmujących się e-marketingiem. W skład grupy K2 wchodzi kilka spółek zajmujących się wykorzystaniem nowych technologii i świadczeniem usług w zakresie marketingu interaktywnego. Spółka na stałe zatrudnia 250 osób i ze względu na specyfikę swojej branży współpracuje z nimi na różnych zasadach. Dlatego K2 potrzebowało profesjonalnego rozwiązania, które umożliwiłoby sprawne i jednolite zarządzanie płacami wszystkich pracowników grupy i jednocześnie dawałoby możliwość kontrolowania i przygotowywania raportów kosztowych.

Dotychczas Spółka współpracowała z biurem rachunkowym, jednak dynamiczny rozwój firmy spowodował, że potrzebny był bardziej nowoczesny, zinformatyzowany system do zarządzania płacami pracowników. K2 wykonało research na podstawie którego wyłoniony został nowy dostawca – ADP Polska. Czynniki, które zadecydowały o wyborze ADP to przede wszystkim wieloletnia obecność na rynku oraz międzynarodowe doświadczenia we współpracy ze spółkami z tej branży.

Przygotowanie modelu funkcjonalnego dla K2 i dostosowanie go do potrzeb i oczekiwań spółki trwało 2 miesiące, kolejny miesiąc zajęło wdrożenie systemu. W czerwcu 2008 roku rozpoczęło się pierwsze naliczanie płac pracowników K2. W ramach współpracy obsługiwani są wszyscy pracownicy Klienta – niemal 350 współpracowników stałych i czasowych, przypisanych do projektów.

Kluczowe kwestie

Zasadniczym założeniem projektu było stworzenie jednolitego systemu do naliczania płac, pozwalającego generować różnorodne raporty przekrojowe. Jedną z wartości dodanych projektu było przeniesienie na dostawcę odpowiedzialności za monitoring w obszarze prawnym i zapewnienie prawidłowego, zgodnego z często zmieniającymi się przepisami, naliczania płac we wszystkich spółkach grupy. Bardzo istotną kwestią z punktu widzenia K2 była również integracja płac z systemem księgowym K2.

Podczas wdrożenia nowego rozwiązania dla K2 okazało się, że istnieją problemy z przeniesieniem dokumentacji pracowniczej i składników płacowych do nowego systemu ADP. Wszystkie brakujące dane trzeba było uzupełnić ręcznie w systemie, co wpłynęło na nieznaczne wydłużenie etapu migracji danych.

Na potrzeby K2 stworzone zostało elastyczne i w pełni dostosowane do potrzeb Klienta rozwiązanie zapewniające dostęp do systemu jednemu uprawnionemu pracownikowi K2. System gwarantuje całkowite bezpieczeństwo, stałą dostępność oraz pełną poufność danych.

Efekty projektu

Po początkowych trudnościach związanych z ręcznym wprowadzaniem części danych, system został przetestowany i zyskał akceptację Klienta. Wprowadzenie nowego rozwiązania umożliwiło uproszczenie i ujednolicenie zarządzania płacami pracowników, przyczyniło się także do uporządkowania procesów w firmie.

Klient otrzymał narzędzie które w prosty i efektywny sposób pomogło mu kontrolować kwestie związane z płacami osób pracujących w różnych spółkach tej samej grupy, przy dodatkowym utrudnieniu wynikającym z rozliczania wynagrodzeń na mocy różnych umów.

Współpraca na linii Klient od początku układała się bardzo pomyślnie i pomimo występujących na początku trudności nadal należy do bardzo owocnych. Dzięki partnerskiemu podejściu większość problemów udało się sprawnie i szybko pokonać.

„Zdecydowaliśmy się na współpracę z ADP, bowiem jest to lider na rynku jeśli chodzi o naliczanie płac i administrację kadr. Gwarancję wysokiej jakości usług daje nam świadomość, że to marka globalna, obsługująca spółki na całym świecie. Ponieważ w naszej pracy cenimy profesjonalizm wybór był oczywisty.” komentuje Izabella Mikołajczyk, Dyrektor HR w K2.

„Skrupulatność, przestrzeganie procedur i założeń umów, choć czasami nieco kłopotliwe przy codziennej pracy, w końcowym efekcie daje doskonałe wyniki, a my możemy być pewni, że otrzymujemy usługę o najwyższej jakości i bezpieczeństwie.” – dodaje Izabela Walczewska-Schneyder, Dyrektor Finansowy w K2.