Temat zwolnień elektronicznych jest już powszechnie znany, ale warto przypomnieć najważniejsze szczegóły. Tradycyjne druki odejdą w zapomnienie od lipca 2018 roku. Dzięki temu zwolnienie trafi do ZUS – u i do   pracodawcy   prosto   z    gabinetu lekarskiego, a na   pracowniku   przestanie   ciążyć   obowiązek   dostarczenia   zwolnienia do firmy w ciągu 7 dni. Dodatkowo jednak warto zwrócić uwagę na inne, ciekawe aspekty tej zmiany, które do tej pory nie były jeszcze komentowane.

Mało kto pamięta, że w istocie elektroniczne zwolnienia lekarskie to kolejny przejaw (obok chociażby planowanej zmiany prawnej dot. digitalizacji akt osobowych) wyeliminowania dokumentów papierowych z naszego codziennego życia. Ta eliminacja, coraz częściej określana jako „paperless” poza oczywistymi zaletami (jak chociażby oszczędność papieru), oszczędza znacznie czas.

Dotychczas bowiem było tak, że najpierw pracownika nie było w pracy (o czym z reguły pracodawca    dowiadywał    się   z    opóźnieniem),   później    pojawiały    się     problemy z dostarczeniem papierowego zwolnienia lekarskiego (jeżeli pracownik nie mógł chodzić podczas choroby, zazwyczaj angażował kogoś bliskiego do dostarczenia zwolnienia pracodawcy, ewentualnie zwolnienia były przesyłane kurierem lub pocztą polską), wreszcie jak zwolnienie już było doręczone, to często wynagrodzenie za pracę za aktualny miesiąc już było naliczone (lub nawet wypłacone). Wobec czego w kolejnym miesiącu (pomimo tego, że to zwolnienie już dawno się zakończyło) należało wykonać szereg korekt na liście płac, rozliczyć nadpłatę wynagrodzenia za pracę z niewypłaconym dotychczas świadczeniem za czas choroby, wreszcie wykonać korekty dokumentów rozliczeniowych ZUS.

Po wprowadzeniu elektronicznych zwolnień lekarskich wszystkie powyższe trudności, o ile nie zostaną całkowicie wyeliminowane, to z pewnością zostaną zminimalizowane. Nic się jednak nie dzieje automatycznie. Aby mówić o takiej minimalizacji w każdym przedsiębiorstwie należy się dobrze przygotować do zmiany. Przez przygotowanie rozumie się chociażby zaplanowanie procesu obsługi takich zwolnień po zmianie, czy też ustalenie częstotliwości   łączenia    się    z    serwerami    ZUS    przez    wyznaczoną    w   firmie osobę, aby ściągnąć elektroniczne zwolnienia lekarskie. Już te dwa elementy udowadniają, że   sama   w   sobie    elektronizacja    zwolnień    lekarskich      nie    zaoszczędzi     czasu w przedsiębiorstwie. Dopiero starannie przemyślany proces, zoptymalizowany do specyfiki danej organizacji, wsparty dodatkowo odpowiednimi narzędziami może korzystnie wpłynąć na   zmiany.   Na   końcu   bowiem   chodzi   również   i o to, aby nadal przestrzegać przepisów, a tym samym uniknąć ryzyka płacenia kar i grzywien z tytułu błędnie naliczonych (bądź nienaliczonych) świadczeń zasiłkowych, lub żeby po prostu spełniać wymogi zgodności z prawem.

ADP przygotowało rozwiązanie, które ułatwi naszym klientom zarządzanie zwolnieniami lekarskimi pracowników. ADP e-ZLA przejmuje  za   klienta   rejestrowanie  się   na   stronie ZUS-u, pobieranie, drukowanie, wprowadzanie i archiwizację zwolnień lekarskich oraz udostępnia wszystkim użytkownikom Platform ADP po stronie klienta informacje o absencji. Dzięki temu łatwiej będzie uniknąć problemu z wyliczeniem wynagrodzenia na dany miesiąc, a managerowie zespołów szybciej zorganizują pracę innych, by czasowo zastąpić niedysponowaną osobę. ADP e-ZLA archiwizuje też wszystkie zwolnienia i umożliwia dostęp w razie kontroli. ADP e-ZLA to kompletne rozwiązanie do zarządzania zwolnieniami chorobowymi. Dzięki niemu firmy będą mogły zwiększać swoją wydajność, oszczędzać czas i zmniejszać ryzyko finansowe.

Autor: Tomasz Czerkies, Compliance Manager, ADP Polska