ADP

Legislacja próbuje dogonić rzeczywistość. Co zrobić, by nadążyć za zmianami?

20/04/2021

Pandemia wywołała reorganizację rynku pracy, której konsekwencje zostaną z nami na dłużej. Zmiany potwierdzają badania przeprowadzone przez firmę ADP, według których, w ciągu ostatniego roku 44 proc. pracodawców oficjalnie wprowadziło elastyczne zasady pracy. W porównaniu z okresem sprzed pandemii oznacza to wzrost o 20 p.proc.

Przyszłość nadeszła dziś

Pandemia jest  dużym test funkcjonalności procesów i systemów w przedsiębiorstwach, w szczególności pod kątem ich odporności na zmiany. Przestarzałe i nieefektywne procesy, dały się we znaki w kryzysie, co znacznie spowolniło oraz utrudniło funkcjonowanie wielu organizacji. Te wszystkie problemy, w połączeniu z komplikującymi się sprawami technicznymi takimi jak słaba jakość  połączenia internetowego czy brak odpowiednich rozwiązań cyfrowych, np. w obiegu dokumentów znacznie komplikują pracę zdalną. Istotne jest to w przypadku działów HR, które zajmują się danymi wrażliwymi pracowników, czy są odpowiedzialne za obsługę listy płac i regularne wypłaty.

Możemy przypuszczać, że gdyby nie pandemia, rewolucja, która dzieje się obecnie na naszych oczach, trwałaby kilka, a może nawet kilkanaście lat. Przykładem jest zjawisko pracy zdalnej, która stała się już standardem w wielu branżach i w większości przypadków bardzo dobrze się sprawdza. Kolejnym etapem tej rewolucji jest digitalizacja procesów, między innymi zarządzania płacami, które często są nieefektywne, zarówno kosztowo, jak i czasowo. Niestety, jak wynika z badania ADP, nadal 35 proc. firm nie ma w tym zakresie żadnej strategii – mówi Anna Barbachowska, szefowa pionu zarządzania zasobami ludzkimi w ADP Polska.

Zawrotne tempo legislacji

Dynamicznie wprowadzane zmiany legislacyjne, to dodatkowe wyzwania, które również mają wpływ na prawo pracy. Z analiz ADP wynika, że w skali globalnej pandemia doprowadziła do czterokrotnego wzrostu liczby nowych przepisów w obszarze prawa pracy. Liczba ta, jest co prawda odzwierciedleniem gwałtownie zmieniającej się rzeczywistości, ale są one wiążące względem komplikacji i ryzykiem błędów, a wdrożenie ich przysporzyć może dodatkowych obowiązków dla działów HR, co odbije się m.in. na ich efektywności. Realnie, wdrażanie i analiza wszelkich zmian legislacyjnych wymaga poświęcenia dodatkowego czasu pracy, co często będzie kosztem dotychczas zaplanowanych zadań.

Przy i tak dużej liczbie obowiązków w działach HR, dodatkowe zadania związane z analizą zmian i dostosowaniem do nowego prawa są ogromnym wyzwaniem. Jednym z rozwiązań jest outsourcing usług kadrowo-płacowych, który może przynieść zaskakujące rezultaty. Jest to korzystne przede wszystkim ze względu na stosunkowo niewielki koszt dostępu do nowoczesnych i zaawansowanych technologii, które redukują ryzyko popełnienia błędu praktycznie do zera – dodaje Anna Barbachowska.

Outsourcing dziś i jutro

Technologia na zaawansowanym poziomie w zakresie zarządzania kadrami staje się coraz bardziej przydatna. Pozwala ona przygotować się na coraz większy poziom złożoności regulacji, wymagań dotyczących audytu i kontroli zgodności z przepisami, a także wyprzedzić zamieszanie związane z pandemią. Firmy często nie zdają sobie jednak z tego sprawy, bądź po prostu nie posiadają odpowiedniego budżetu na takie inwestycje. Zyskujący w dzisiejszych czasach na popularności outsourcing jest w stanie sprostać właśnie takim problemom. Pozwala on przede wszystkim  bez konieczności ponoszenia dużych kosztów inwestycji na wykorzystanie autorskich rozwiązań dostarczanych przez partnera biznesowego. Korzystanie z odpowiednich systemów cyfrowych daje pewność, że przeprowadzone procesy będą bezbłędne, dokładne, ale co ważne będą realizowane dużo szybciej. Dodatkowo zdejmuje to część czasochłonnych obowiązków z pracowników, którzy dzięki zaoszczędzonemu czasowi, mogą poświęcić się realizacji zadań strategicznych.

Rozwiązania są korzystne nie tylko z punktu widzenia pracodawcy, bowiem korzyści mogą czerpać z nich również pracownicy. Dzięki przejrzystemu i czytelnemu systemowi mają oni łatwiejszy dostęp do swoich wycinków płacowych, a to daje możliwość łatwiejszego weryfikowania wypłat. Według badania “Workforce view 2020”, aż 26 proc. pracowników twierdzi, że nie zauważyłoby, gdyby otrzymali nieprawidłowe wynagrodzenie, ponieważ system, z którego korzysta pracodawca, jest zbyt skomplikowany. 33 proc. twierdzi natomiast, że zdarza im się otrzymywać pensję z opóźnieniem. Dodatkowo prawie 80 proc. badanych uważa, że firmy będą musiały dostosować swoje opcje wynagradzania, żeby efektywniej przyciągać nowych pracowników.

Dużym wyzwaniem dla firm jest praca z danymi, które często są magazynowane i przetwarzane w nieodpowiedni sposób. Globalizacja baz danych, nowoczesne procesy przetwarzania i zdigitalizowane listy płac są konieczne, aby zrobić krok naprzód i nadążyć za zmianami. Obecnie zgadza się z tym 60 proc. pracodawców, ale wciąż niewielu wdraża innowacyjne rozwiązania. Jest to szczególnie ważne w tym czasie, kiedy problematyczne staje się też po prostu przesyłanie danych w bezpieczny sposób. Receptą jest wdrażanie modeli opartych na optymalnym planowaniu kosztów i wydajności procesów kadrowo-płacowych – podsumowuje Anna Barbachowska.

ADP Polska

Tagi:ADPBadaniePandemiaReorganizacjaLegislacjaHRWorkforce view