E-akta – nowe obowiązki wobec ZUS

 

W dniu 1 stycznia 2019 r. w życie wchodzi ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. poz. 357). Nowe przepisy mają na celu ułatwienia w przechowywaniu akt pracowniczych oraz obniżenie kosztów z tym związanych. Od stycznia ustawodawca daje pracodawcy możliwość decydowania w jakiej formie chce przechowywać akta: papierowej czy elektronicznej. Zmianie ulegnie również okres obowiązkowego przechowywania akt pracowniczych.

Ustawa zawiera ponadto szereg inny zmian, w tym uchylenie przepisów wykonawczych, m. in. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 października 2009 r, w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów. W związku z tą modyfikacją, zmianie ulec mają m. in. formularze rozliczeniowe składane przez pracodawców w ZUSie. Ustawodawca zdecydował się również na wprowadzenie nowych dokumentów.

[istota zmian]

W zależności od tego czy pracodawca zdecyduje się na e-akta, ustawodawca różnicuje zakres przekazywanych do ZUS obowiązkowo informacji. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej uzależniony będzie natomiast od daty zatrudnienia danego pracownika oraz złożenia przez pracodawcę w ZUS nowych dokumentów: oświadczenia ZUS OSW i raportu ZUS RIA. Dodatkowo pracodawca będzie przekazywał imienne raporty miesięczne o przychodach ubezpieczonego na formularzu ZUS RPA. Jeśli zaś chodzi o dotychczas składane dokumenty to zmianie ulegną: deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA, formularz wyrejestrowania z ubezpieczeń ZUS ZWUA a także informacje RMUA i RRUA.

[szczegółowe omówienie]

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej obowiązkowo dotyczyło będzie pracowników zatrudnionych po 2018 r. Natomiast w przypadku osób, które rozpoczęły pracę w latach 1999-2018 pracodawca będzie mógł dokonać wyboru: czy pozostaje przy 50 latach przechowywania akt czy też decyduje się na skrócenie tego okresu do 10 lat. Warunkiem wyboru drugiej z opcji będzie jednak złożenie oświadczenia ZUS OSW i raportu ZUS RIA.

Poniżej szczegółowy zakres danych, które pracodawca będzie wykorzystywał w nowym raporcie ZUS RIA i ZUS RPA a także zmian wprowadzonych w formularzach ZUS ZWUA, ZUS DRA i Informacji rocznej/miesięcznej dla ubezpieczonego:

  1. Raport informacyjny ZUS RIA:
    • kwota przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym został wypłacony, a przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
    • kwota przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym został wypłacony, a przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
    • kwota przychodu, za lata kalendarzowe, wypłaconego obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
    • okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z funduszu ubezpieczeń społecznych (Dz.U z 2017 r. poz. 1383, z późn. zm.) – od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
    • okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. z 2017 r. poz. 664, z późn. zm.) –od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
    • data rozwiązania, wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy/stosunku służbowego (tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany)
  2. Imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/ okresach pracy nauczycielskiej ZUS RPA:
    • kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
    • kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe,
    • kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
    • kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i który jest należny za inny rok kalendarzowy,
    • okresy wykonywanej pracy nauczycielskiej
  3. Wyrejestrowanie z ubezpieczeń ZUS ZWUA - w dokumencie zostanie dodany nowy blok V:
    • data rozwiązania, wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy/stosunku służbowego (tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany).
  4. Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA - w dokumencie zostanie:
    • usunięty blok VI - rozliczenie części IV i V - rozlicznie składek na ubezpieczenia społeczne oraz świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składak na ubezpieczenia społeczne,
    • dodany blok IX – zestawienie należnych składek do zwrotu/zapłaty. W bloku tym rozliczone będą składki na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne, fundusz pracy i fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych, fundusz emerytur pomostowych oraz wypłaconych świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne.
  5. Informacja miesięczna/ roczna dla osoby ubezpieczonej – w dokumentach zostaną dodane:
    • kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
    • kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe,
    • kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
    • kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i który jest należny za inny rok kalendarzowy.

[nazwa aktu prawnego i data wejścia w życie]

Ustawa z dnia 10.01.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018r., poz. 357) oraz rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – jeszcze nie opublikowano projektu rozporządzenia. Data wejścia w życie: 01.01.2019r.

[link do treści przepisów]

http://dziennikustaw.gov.pl/du/2018/357/1